Các biện pháp cắt giảm chi phí in ấn trong Văn phòng|Cho thue may photocopyCác biện pháp cắt giảm chi phí in ấn trong Văn phòng|Cho thue may photocopy
 

Sao chép và in ấn chi phí là một trong các chi phí chủ yếu phát sinh bởi hầu hết các công ty. Việc quản lý công ty nhận thức được điều này và họ cố gắng để có biện pháp để kiềm chế chúng, hạn chế sử dụng và áp đặt trách nhiệm vào người sử dụng. Điều này làm giảm chi phí cũng như gắn trách nhiệm của thành viên phụ trách nhằm kết quả trong việc giảm chi phí in ấn không cần thiết.




Rất nhiều công ty thậm chí áp dụng hình thức thuê hoặc mua máy photocopy tại photocopy Phú Sơn, dựa trên những hợp đồng mua hoặc thuê các dịch vụ quản lý để giám sát các may photocopy và máy in trong văn phòng. Những mặt tích cực của thực quản lý này, máy mới có công nghệ mới nhất làm giảm chi phí cho mỗi trang, hoạt động tốt bằng cách cho sản lượng tốt hơn và tổng thể nó làm giảm việc sử dụng và mang lại việc giảm chi phí. Biện pháp này cũng là một trong biện pháp tốt nhưng điều này sẽ không giúp đỡ trong cách tiếp cận lâu dài tiết kiệm chi phí.





Những người tìm kiếm một giải pháp thực hiện hai biện pháp này và cho rằng vấn đề sẽ được giải quyết. Có bốn bước cần phải được thực hiện để có một kiểm soát lâu dài.

1. Trung bình và giảm số lượng các trang được in hoặc sao chép.

2. Trung bình và giảm mực, mực in và sử dụng màu sắc.

3. Trung bình và giảm số lượng các máy in và máy photocopy, giám sát việc sử dụng và cắt giảm chi phí cho mỗi trang.

4. Việc truy cập vào sử dụng đã được hạn chế và tối ưu hóa. Bước đầu tiên liên quan đến việc tạo ra nhận thức và trách nhiệm. Nó liên quan đến việc đưa vào các biện pháp địa điểm và quy tắc để đảm bảo rằng có không in ấn không mong muốn hoặc do vô tình hay sao chép. Điều này sẽ tạo ra nhận thức mà mọi người có nghĩa vụ phải in chỉ có những gì là cần thiết. Kế hoạch này bao gồm các hành động sau đây.

a. Đánh giá việc sử dụng cá nhân và chi phí liên quan.

b. Kiểm tra sự trùng lặp ngẫu nhiên. Ví dụ: vô hiệu hóa nhiều nhấp chuột vào biểu tượng in.

c. Tạo cửa sổ pop up cảnh báo để có được một xác nhận từ người sử dụng nếu trang đó đã được in.

d. Hạn chế số lượng trang in, in màu, in tập tin.

e. Thực hiện cách sử dụng đúng kích thước giấy, hạn ngạch dựa trên giá trị.

f. Thực hiện hệ thống tính phí các chi phí về người sử dụng hoặc hoàn toàn hoặc cho các bản sao dư thừa vượt quá giới hạn.

g. Thực hiện quá trình tổ chức các tập tin được in trong hàng đợi cho đến khi người dùng xác nhận để in nó. Sau khi thực hiện bước đầu tiên kiểm soát số lượng các trang in hoặc sao chép, bước tiếp theo liên quan đến việc quản lý mực in, mực in và sử dụng màu sắc. Hầu hết thời gian, các bản in được thực hiện cho mục đích văn phòng hoặc các dự thảo thô và không cần phải là ở chất lượng cao, vì vậy các thiết lập của máy in có thể được thay đổi để giảm việc sử dụng mực và điều này sẽ giúp giảm chiphí. Kế hoạch này đòi hỏi các hành động sau đây được đưa ra.

1. Nêu rõ việc sử dụng mực dựa trên nhu cầu của các trang in.
   
   b. Đưa vào thực tế việc sử việc in hai mặt.
   
   c. Thực hiện chính sách sử dụng cụ thể vào máy, người dùng hoặc thậm chí cả các loại tập tin đang được sao chép.
   
   d. Tạo ra nhận thức của người sử dụng để sử dụng khác nhau mực hay mực thiết lập cho hình ảnh và văn bản in. Các thiết bị mới có công nghệ tiên tiến và trong bản thân mình cho tiết kiệm 40% là chất lượng đầu ra là tốt. Hơn nữa, hầu hết các tập tin hoặc tài liệu được in không cần phải là chất lượng hàng đầu do đó đưa ra phạm vi hạn chế mực, mực in và thiết lập màu sắc cũng có thể giảm chi phí lớn hơn mở rộng.
   
   Hơn nữa, những thiết bị tiên tiến và cung cấp hỗ trợ công nghệ để thay đổi các thiết lập dựa trên người dùng hoặc loại tài liệu in, người ta vẫn có thể có thể đưa ra đầu ra chất lượng cao khi cần thiết. Điều quan trọng là để có được bước này thực hiện trước khi tiếp cận một dịch vụ quản lý kể từ khi người ta có thể có được một giá cả tốt như chi phí đã được giảm đáng kể từ những gì nó đã được trước đó. Hợp đồng với các dịch vụ thanh toán sẽ có một chi phí cố định cùng với lãng phí và chi phí sử dụng quá mức mực. Vì vậy nó là bắt buộc để đưa hệ thống này tại chỗ và giảm chi phí trước khi tiếp cận một dịch vụ được quản lý.
   
   Bước thứ ba liên quan đến việc tính đến các thiết bị sử dụng để chi phí cho mỗi trang và tiến hành các bước cần thiết để giảm bớt nó. Cách tốt nhất để làm như vậy là bằng cách thay thế các máy in cũ không hiệu quả, máy quét hoặc máy photocopy đến nay công nghệ tiên tiến công suất lớn, thiết bị chi phí thấp.
   
   Điều này hơn nữa cải thiện chất lượng bản in từ công nghệ mới và tiên tiến. Nó có thể không được có thể mua thiết bị mới vì thế sự lựa chọn, dịch vụ quản lý. Các nhà cung cấp dịch vụ có các thiết bị tiên tiến và hầu như tất cả các chi phí được bao gồm trong lệ phí. Họ cung cấp dịch vụ sửa chữa chi phí theo tỷ lệ trang dựa trên các loại hình in ra được. Chủ yếu là ngay cả các chi phí bảo trì, phần cứng và phần mềm bao gồm.
   
   Bước cuối cùng là quản lý hệ thống thực hiện bằng cách giám sát và xem xét các kết quả đạt được thay vì với kết quả dự kiến. Khi các yêu cầu và thay đổi xu hướng, hệ thống đã được điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu. Là một người sử dụng, bạn có thể kiểm tra hoặc theo cách sử dụng các thiết bị và bất kỳ hành vi vi phạm, nếu có thông qua các cổng thông tin dựa trên các dữ liệu phân tích. Các tính năng tối ưu hóa có sẵn cũng đề nghị thay thế hoặc không sử dụng các thiết bị để giảm chi phí.
   
   Có một chức năng được gọi là hợp đồng quản lý khả năng giúp duy trì mức giá hợp đồng và cung cấp dữ liệu về chi phí để có thể vượt qua xác minh với bất kỳ dịch vụ thông tin nhà cung cấp dịch vụ thanh toán. Đây là một trong những cách tốt nhất để giúp đàm phán phí gia hạn với nhà cung cấp dịch vụ hoặc giúp bạn đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp.
   
   Tóm lại
   Khi thực hiện và làm theo 4 bước này, sẽ là một sự thay đổi mạnh mẽ trong đầu ra và chi phí phát sinh do nó. Tất cả bốn bước phải được thực hiện bởi một quy trình và trình tự nếu không hệ thống quản lý của bạn sẽ thất bại ngay cả khi là một trong những bước thực hiện không đúng cách.