Khách sạn cửa Lò được chia theo công năng thành 5 bộ phận riêng biệt: phòng , các nhà hàng & quầy uống , kế toán , tiếp thị thương nghiệp và vấn đề nhân sự. Các trưởng bộ phận này thông tin trực tiếp trên GM. Mỗi bộ phận được Chia cắt thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 5 bộ phận lớn biểu lộ sự chuyên môn hóa công việc cao hơn từ thời gian này tri thức các kỹ năng của nhân viên trong mỗi chức vụ nhỏ cũng sâu hơn.
A. Bộ phận phòng:
Bộ phận phòng thực hành công năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận , tình hình phòng trống , phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được phản hồi ngay qua thư từ hoặc qua telephone. Khi khách ở khách sạn , vệ sinh sạch sẽ các lĩnh vực công cộng cũng như lĩnh vực tiền sảnh phải được bảo đảm. Nếu khách có thắc mắc gì , phải được giải quyết ngay. Đây là một số công năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hành , bộ phận phòng được chia thành một công việc chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp , các chức vụ nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:
- Bộ phận tiền sảnh ( Front-office ): tiếp đón khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng ký và trả phòng. Các telephone viên của khách sạn và các công năng thông tin giao thông phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office. Viên chức phụ trách hành lý của khách cũng thuộc bộ phận này.
- Tổ đặt phòng ( Reservations ): tiếp nhận khách và theo dõi chặt chẽ các phòng được đăng ký trước ở khách sạn.
- Bộ phận tầng phòng: Chịu trách nhiệm lau dọn phòng ở của khách sạn và các nơi công cộng trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: phụ trách bảo đảm an toàn cho khách.
- Bộ phận kỹ thuật: phụ trách về việc vận hành và bảo trì tuốt cơ sở vật chất của khách sạn , bao gồm: Điện , cơ khí , hệ thống sưởi , máy Hài hòa không khí , bơm , thực hành những sang sửa nhỏ và tu tạo trang thiết bị.
Trong bộ phận phòng thừa thãi công việc nước phụ thuộc lẫn nhau , bởi thế rất cần sự điều phối chặt chẽ các hoạt động giữa các chức vụ nhỏ.
Giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận đặt phòng
khách sạn cửa lò có mối liên hệ mật thiết. Mỗi ngày tổ đặt phòng ( Reservations ) phải thông tin trước cho bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) số phòng trống để bảo đảm việc luôn cập nhật hóa số lượng phòng trong tình trạng sẵn sàng có xác xuất cho thuê. Ngược lại , bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến thuê phòng ( họ là những người không đặt phòng trước ).
tương tự như thế , giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận phục vụ phòng ( Housekeeping ) cũng có những mối liên hệ. Các thông tin về tình hình Nhà ở phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả phòng ( check-out ) , bộ phận tiền sảnh ( front-office ) phải thông tin cho bộ phận phục vụ phòng ( housekeeping ) để bộ phận này lau dọn phòng. Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong , Housekeeping phải thông tin cho bộ phận tiền sảnh để họ có xác xuất cho khách thuê. Đó là giá dụ về hình thái giao tiếp hỗ tương. Các mắc xích khác trong bộ phận phòng minh họa cho hình thái nước phụ thuộc liên tục , diễn ra khi đầu ra của một chức vụ kia.
Cũng như thế , bộ phận phòng chẳng thể cung cấp một phòng đủ điều kiện cho khách nếu bộ phận giặt giũ không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Một giá dụ khác liên hệ đến sự truyền đạt cho nhau những thông tin từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật chẳng thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng bị nghẽn lại báo.
Đó là những giá dụ mối nước phụ thuộc hỗ tương và liên tục tồn tại giữa các chức vụ riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách công hiệu trong trường hợp có những mối nước phụ thuộc trên , đòi hỏi kế hoạch , thủ tục , Các quy định hành động phải được Các quy định hóa và thời kì được quy định rõ ràng. Việc kết hợp giữa các chức vụ ấy phải thường xuyên liên hệ trực tiếp với nhau.
B. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
công năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi quán trọ chỉ có một phòng ăn thì công việc rất đơn giản.
Nhưng với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ không đơn giản hơn nhiều. Có xác xuất sẽ có một quầy giải khát xinh xẻo bên bờ hồ bơi , một tổ phục vụ tại phòng ( chuyên phục vụ thức ăn , đồ uống tại phòng ) , một quầy rượu ở phòng đọc báo , một quầy rượu ở lĩnh vực tiền sảnh v.v… Đó là những lĩnh vực đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống , đôi khi cộng tất cả lại có đến 19 điểm phục vụ thức ăn và đồ uống riêng biệt , không kể tổ phục vụ tại phòng! Đại khái tất cả những điểm phục vụ này đều có công năng riêng của mình trong hoạt động rộn ràng của khách sạn. Một số nơi khác , không chỉ giản đơn về công năng phục vụ ẩm thực không có gì đặc biệt còn có những công năng phục vụ khác trong chu kỳ 24 tiếng đồng hồ. "một năm do đó nó sẽ bị lãng quên" , có xác xuất nói là hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống là những hoạt động hết sức đa dạng và phong phú. Ngoài ra , đề nghị về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có công năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
- Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”. Trong khách sạn 500 phong , người đứng đầu của chức vụ này là bếp trưởng ( executive chef ) người này trong bất kì mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có địa vị và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp phụ trách các lĩnh vực bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao nhiêu thì tổ chức Bếp cũng không đơn giản bấy nhiêu.
- phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt: Bộ phận “phục vụ bàn”. Trong khách sạn lớn , thông thường một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm , quản đốc nhà hàng , các nhân viên “phục vụ bàn” và nhân viên quét dọn. Ở các khách sạn tầm cỡ còn có bộ phận đặc biệt chỉ chịu trách nhiệm việc “phục vụ tại phòng”. Vì lợi nhuận đối với thức uống có cồn cao cho nên khách sạn còn thành lập một bộ phận riêng để phục vụ và bán đồ giải khát có cồn.
hồ hết hội nghị có tầm cỡ và những buổi tiệc tùng , đãi v.v… thường được tổ chức tại các khách sạn có đủ loại dịch vụ.
Một hội nghị , theo đúng Các quy định , thường sử dụng các phòng họp để tổ chức chuyên đề tổng quát và những công cụ lớn khác cho các buổi đại tiệc. Cũng có khi khách chỉ cần tổ chức những buổi tiệc nhỏ , lễ cưới hoặc các cuộc họp của giới kinh doanh v.v… từ thời gian này , khách sạn phải sẵn sàng để phục vụ mọi đề nghị của khách.
lần chót , việc lau chùi , vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống , lau rửa chén đĩa được giao cho một chức vụ làm gọi là bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp”.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan tâm đến hai yếu tố:
1. Sự khác biệt về chuyên môn trong từng bộ phận nhỏ.
2. Sự nước phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.
Sau đây là một số khác biệt về kỹ năng chuyên môn ở bộ phận nhà hàng và quầy uống: Tổ “quản lý vật dụng bếp” phải có kỹ năng về canh gác sắp xếp.
Kỹ năng tiếp xúc với khách rất nhu yếu đối với nhân viên phục vụ nhà hàng.
Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” phải biết tổ chức và biết tính toán về công hiệu của công việc.
Quản đốc “quầy uống” phải biết kiểm tra và có trách nhiệm với công việc.
mặc dù có sự chuyên môn hóa cao trong công việc ở các bộ phận nhỏ , nhưng phải có sự hiệp tác và kết hợp liên tục giữa các bộ phận này thì mới có xác xuất thực hành có công hiệu được.
Một hội nghị đãi chẳng thể nào tổ chức được nếu không có những cố gắng của tổ phục vụ hội nghị và tổ phục vụ “chiêu đãi tiệc” cùng với Bếp , các quầy rượu và tổ “quản lý các vật dụng nhà bếp” v.v…
Cũng như bộ phận phòng , mối liên hệ giữa các hình thái nước phụ thuộc , liên tục và hỗ tương tồn tại trong nhiều khâu công năng khác nhau là rất không đơn giản trong bộ phận nhà hàng & quầy uống. Đó là một gánh nặng đối với các quản đốc và cả đối với nhân viên trong việc điều phối ở bộ phận này.
C. Thương mại & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít giao tiếp với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên , sự phân công cho các nhân viên điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng mời chào lôi cuốn. Các trưởng điều hành thương nghiệp đôi khi cũng được chia thành các tổ nhỏ dựa trên các vùng địa lý nhà nước. Tuy thế , các nhân viên tiếp thị và thương nghiệp làm việc Đứng riêng ra trong phần th? trý?ng được phân công , từ thời gian này ít có Sự tình trong nội bộ.
D. Ba ngôi gồm Thiên sự:
Bộ phận vấn đề nhân sự không nước phụ thuộc khách hàng , không dính líu gì đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có công hiệu. Bộ phận vấn đề nhân sự được chia thành ba bộ phận công năng nhỏ hơn: khâu tuyển mộ nhân viên , khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc vấn đề nhân sự được xem như chuyên gia về luật lao động của nhà nước , có xác xuất làm thuê tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về Sự tình này. Mặc dù ba chức vụ công năng nhỏ trên có mối liên hệ với nhau , nhưng không có Sự tình nan giải trong các hình thái nước phụ thuộc dây chuyền. Khó khăn của bộ phận vấn đề nhân sự nảy sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
chả hạn mặc dù bộ phận vấn đề nhân sự tuyển mộ , phỏng vấn và sàng lọc các nhân viên có triển vọng , nhưng quyết định thuê nhân viên lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật , sự đóng góp của bộ phận vấn đề nhân sự chỉ được giới hạn trong khuôn khổ cố vấn hoặc diễn giải các Sự tình mang tính pháp lý. Công hiệu của bộ phận vấn đề nhân sự tùy thuộc phần nhiều vào khả năng của Giám đốc các bộ phận khác.
E. Bộ phận kế toán:
bộ phận kế toán thực hành hai công năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán biên chép lại các giao thiệp về tài chính , để sẵn và diễn giải các bản thông tin định kỳ về các Cuối cùng hoạt động Đạt tới. Nhiệm vụ thường xuyên bao gồm việc chuẩn bảng lương , kế toán thu và kế toán chi. Chức năng này là nhiệm vụ của người trưởng phụ tá kiểm tra tài chánh. Ngoài ra bộ phận kế toán còn có công năng liên hệ đến các khu vực khác của khách sạn: Đó là kế toán giá thành và kiểm tra các chi phí của tuốt hoạt động trong khách sạn. Thực tiễn , công việc này là của bộ phận kiểm tra chi phí & giá thành hơn là bộ phận kế toán. Hai lĩnh vực mà bộ phận nhà hàng & quầy uống.
Tổ thu ngân ( cashier ) ở bộ phận tiền sảnh ( front-office ) của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tất cả việc thu tiền , tính tiền vào account của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra , vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Mặc dù những nhân viên này làm việc tại bàn tiếp tân nhưng nhiệm vụ là thâu ngân bằng cách tiếp xúc với khách hàng để thu tiền , vì họ là nhân viên của bộ phận kế toán nên phải thông tin công tác lên người trợ lý kiểm tra các quầy thu.
Bộ phận kế toán cũng có mối giao tiếp với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Địa ngục kiểm tra giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán , họ theo dõi các doanh thu lẫn chi phí của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống thông tin lên người trợ lý kiểm tra các quầy thu. Kiểm tra viên giá thành trong bộ phận nhà hàng & quầy uống là rõ ràng tính chính xác và hợp lý của tất cả các khoảng doanh thu từ nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ và viết thông tin hàng ngày các khoảng chi phí về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp , bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống kiểm tra và Xếp đặt khắp
khách sạn cửa lò.
Qua trình diễn.# trên , bộ phận kế toán chỉ là một chức vụ thụ động được gắn liền với việc cất giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thực ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoài ra , bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống thông tin quản lý trong toàn khách sạn.
Hai điểm cuối về trách nhiệm của kế toán cần được nêu là:
- Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc tiền lương và thông tin hồ hết các bản report tài chính và hoạt động doanh thu của khách sạn. Qua công năng này , nó đóng một vai trò tham mưu quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các quyết định để sẵn ngân sách.
Khách sạn cửa lò 
Qui trình hoạt động các bộ phận trong khách sạn Cửa Lò
Dạng Threaded